پیرو بخشنامه‌های شماره ۳۱۶۵۴۸۰ مورخ 98/۱۱/21 و ۳۲۲۱۸۳۲ مورخ 99/۰۲/22 و با استناد به ماده ۱ «آیین‌نامه نحوه حضور و غیاب کارکنان دولت» مصوب هیئت محترم وزیران در جلسه مورخ 28 / 10 / 1365 که تصریح می‌نماید:کلیه کارکنان دستگاه‌های اجرایی مکلفند ساعات تعیین شده برای ورود به محل خدمت و خروج از آن را رعایت نموده و ساعات ورود و خروج خود را ثبت نمایند؛ لذا در راستای افزایش دقت در ثبت تردد کارکنان و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی، از تاریخ 1 / 5 / 1405 ضوابط ثبت و رسیدگی به درخواستهای فراموشی به شرح زیر ابلاغ می‌گردد.

۱. تا اطلاع ثانوی امکان ثبت فراموشی برای کلیه کارکنان (اداری/چرخشی) 2 مورد در ماه می‌باشد و مسئولیت نظارت بر صحت موضوع به عهده مسئول واحد و مدیر مرکز می‌باشد.

۲. ثبت درخواست فراموشی صرفاً در بازه زمانی شیفت مربوطه امکان‌پذیر است.

3. حداکثر مهلت ارسال درخواست ثبت فراموشی، تا پایان ماه مربوطه می باشد.

لذا شایسته است ضمن اطلاع‌ رسانی دقیق به کلیه پرسنل تحت امر، تأکید نمایید در ثبت اثر انگشت یا چهره، دقت کافی به عمل آورند تا حقی از آنان تضییع نگردد. همچنین از ارسال مکاتبات موردی جهت ثبت دستی تردد کارکنان خودداری نمایید.

علاوه بر این به منظور جلوگیری از بروز مشکلات محاسباتی، مقتضی است مسئولین منابع انسانیِ واحدها، کارکنان جدیدالورود و یا انتقالی را از همان روز آغاز به کار، جهت ثبت اثر انگشت یا چهره به واحد «حضور و غیاب» محل خدمت معرفی نمایند تا تردد ایشان مطابق با برنامه حضور و غیاب، قانونی ثبت گردد.

ضمناً با توجه به اینکه ثبت فراموشی در خارج از ساعات موظفی، باعث ایجاد بار مالی برای واحد خواهد شد، شایسته است مدیران واحدها در تایید فراموشی‌های کارکنان دقت لازم مبذول نمایند.